صفحه اول | تکنولوژی و فناوری | عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

ارسال ایمیل یکی از کارهای مهمی است که امروزه همه ما آن را به تناسب کار و فعالیت خود انجام می‌دهیم و حتی بعضی اوقات کار با ایمیل با زندگی،کار ومسئولیت ما در ارتباط است و باید در انجام آن موارد مهمی را در نظر بگیریم. در این نوشته ۹ مورد بدترین عادت‌هایی که احتمالاً در ارسال ایمیل داریم را مرور می‌کنیم.

بدترین‌ عادت‌های ارسال ایمیل

خبر خوب این است که تغییر روش آسان است! به تازگی از عادت‌های بدم در ارسال ایمیل باخبر شده‌ام و قصد دارم هر طور شده آنها را کنار بگذارم. البته این تغییر نگرش همینطوری حاصل نشده است و عوامل پشت پرده در این تصمیم دخالت دارند که با بیان موارد شاید به آنها پی ببرید. یکی از این عوامل مطالعه ایمیل‌های ارسالی از سوی بانوان محترم بود! بنظر می‌رسد خانم‌ها بیشتر در هنگام ارسال ایمیل، اشتباهاتی را از خود بروز می‌دهند و همین امر باعث می‌شود که ما به خود بیاییم و عادات و روش‌های ارسال ایمیل خودمان را بررسی و تجزیه و تحلیل کنیم. در این نوشته ۹ مورد از بدترین عادت‌های ارسال ایمیل را گردآوری کرده‌ام که توسط خودم و دیگران در حال انجام است و لازم است که سریعاً باید آنها را کنار بگذاریم.

۱- استفاده از عبارت‌های نامفهوم و غیرصریح

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

ملیسا دیلِی بنیانگذار «TruPerception» می‌گوید: مدیریت چیزی به جز بازخورد گرفتن از مدیران اجرایی و رهبران کسب و کار نیست. بهتر است از خطوط موضوعی استفاده کنیم که الهام‌بخش عمل هستند مثل سوالات صریحی از قبیل: راه حل چیه؟ یا راه حل این است … و نیز شما چه فکر می‌کنید؟ همیشه باید سعی کنیم تمرکز خود را بر روی موضوعی که مورد نیازمان است حفظ کنیم و این مسائل باعث می‌شود که خیلی سریع از ایمیل خود پاسخ بگیریم.

۲- عذرخواهی و خودکم‌بینی

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

این مورد همانی است که در مورد خانم‌ها بیشتر صدق می‌کند که در ایمیل‌های خود بیشتر از عبارت‌هایی حاکی از خود‌کم‌بینی استفاده می‌کنند از قبیل: «من تعجب می‌کنم» یا «من فقط فکر کردم که …» و همچنین «امیدوارم این درست باشد که …»؛ بجای این موارد باید احساس راحتی و به خود سخت نگیرند و با آرامش و امنیت نظر و عقیده خود را بیان کنند. و البته یک مورد بزرگتری و مهمتری که بیشتر استفاده می‌شود اینکه «فقط می‌خواستم چک کنم». در حالی که باید فقط هنگامی که افراد از ما بابت خدماتی که انجام داده‌اند از این مورد استفاده کنیم نه بیشتر.

۳- نرفتن سر اصل مطلب

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

این مورد به تمرکز بر روی آنچه که شما نیاز دارید، بر می‌گردد. جسیکا کِی، که یک وبلاگ را به نام “Cubicle Chic” دارد، می‌نویسد: “مردم زمان زیادی را صرف ساخت ایمیل می کنند.” بنابراین باید در شروع آن و بدون مقدمه‌چینی از آنچه می‌خواهید یا نیاز دارید بدانید، بپرسید و بطور خلاصه سرراست برید سر اصل مطلب.

۴- غرق شدن در ایمیل

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

نوشتن اسم کوچک افراد در ایمیل‌های رسمی و نیز داشتن غلط‌های گرامری و دستور زبان در ارسال ایمیل یکی از آزاردهنده‌ترین موارد برای دریافت کننده و از بدترین عادت‌های ارسال ایمیل است مخصوصاً اگر ایمیل در خصوص مسائل تجاری یا بازرگانی و نیز جلسات مهم اداری باشد. در چنین مواردی ایمیل‌ها اغلب توسط گیرندگان پس زده می‌شوند و توجهی به آنها نمی‌شود. چرا که افراد دریافت کننده این ایمیل‌ها اغلب از کسانی هستند تعداد ایمیل‌های دریافتی آنها بسیار زیاد است و نمی‌توانند برای این ایمیل‌های بی‌محتوا وقت بگذارند.

۵- همیشه ایمیل را برای همه ارسال کنید

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

ارسال رونوشت ایمیل به همه افراد یک سازمان، گروه یا مجموعه بدون توجه به موضوع و ارتباط آن با افراد از بدترین عادت‌های ارسال ایمیل است. شاید دلیل شما این باشد که تمایل دارید افراد بیشتری ار از موضوعی مطلع سازید یا در ایمیل خود از نشانگر «اهمیت بالا» بدون داشتن توجیهی استفاده کنید؛ بیشتر افراد دریافت کننده آن را ایمیل‌های بی‌فایده تلقی می‌کنند و البته که نادیده می‌گیرند. و صد البته در چنین مواقعی با چنین سابقه‌ای از شما در موارد مهم و اساسی نیز کسی به ایمیل شما توجهی نخواهد کرد چرا که شما قبلاً سابقه خوبی از خود در ارسال ایمیل به جا نگذاشته‌اید.

۶- نوشتن و ارسال سریع ایمیل و اصلاحیه بعدی و بعدی

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

یکی دیگر از بدترین عادت‌های ارسال ایمیل، ارسال ایمیلی است که به سرعت و با عجله نوشته و ارسال می‌گردد و بلافاصله بعد از مدتی با مشخص شدن نواقص آن ایمیل دیگری جهت تکمیل آن ارسال می‌شود و سپس ایمیل مکمل دیگری که اطلاعات بیشتری را به ایمیل اولی اضافه می‌کنند! این مورد نشان از آشفتگی سازمانی شما دارد و دریافت چنین ایمیل‌هایی برای دریافت کننده بسیار مشمئز کننده است و تاثیر بدی روی شناخت افراد از شما می‌گذارد.

۷- استفاده از شکلک‌ها در همه ایمیل‌ها

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

شکلک‌ها و ایموجی‌ها صمیمی و خنده‌دار هستند وقتی در ایمیل‌های خود با دوستانمان نمی‌توانیم حالت‌ها و احساسات خود را با کلمات و عبارات بیان کنیم به شکلک‌ها و ایموجی‌ها روی آورده و از آنها استفاده می‌کنیم که در بیشتر مواقع مفید به فایده بوده و حالت و احساس ما را به گیرنده نشان می‌دهند و خنده‌ای را بر روی لبان آنها می‌نشانند. اما استفاده از شکلک‌های خنده‌دار در تمام ایمیل‌ها برای همه گیرندگان یکی دیگر از بدترین عادت‌های ارسال ایمیل است که باید به آن توجه کنیم و آن را کنار بگذاریم. در این مورد باید با شناخت مخاطب و تشخیص رسمیت مطالب ارسالی در خصوص استفاده یا عدم استفاده از شکلک‌ها تصمیم بگیریم.

۸- اتمام بد ایمیل با عبارت‌های بد

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

براساس مطالعات انجام شده از جمله مطالعات بومرنگ «Boomerang» استفاده از عبارت‌هایی چون «متشکرم» یا «پیشاپیش از لطف شما متشکرم» در پایان ایمیل‌ها عادت خوبی نیست و از بدترین‌ عادت‌های ارسال ایمیل می‌باشد. استفاده از عبارتی چون «به دنبال کار با شما هستم» یا «منتظر پاسخی از شما هستم» بسیار بهتر از موارد مذکور است.

۹- مدیریت نکردن ایمیل‌های روزانه

عادت‌های بدی که باید در هنگام ارسال ایمیل کنار بگذارید

ایمیل یک جانور شریر است! در بهترین حالت، شما آن را مقصر می دانید، اما هرگز از آن جلوگیری نخواهید کرد. لازم نیست بلافاصله به هر ایمیلی که دریافت می‌کنید پاسخ دهید. اگر هرگونه پیامی را فوری تلقی می‌کنید، فقط به خودتان امید غیرواقعی می‌دهید که همیشه در عرض چند ثانیه به ایمیل‌های خود باید پاسخ دهید. شما کارهای ممهتر دیگری هم برای انجام دارید با اهمیت زیادی به ایمیل از آن یک هیولای بزرگ نسازید.

از آنجایی که هر روز ایمیل های زیادی دریافت می کنیم، در نتیجه باید برای بررسی و مطالعه آنها و نیز پاسخ دادن به موارد ضروری وقت بگذاریم و با آرامش و مطالعه بیشتر اقدام کنیم.

منبع: MSN

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

قالب وردپرس